ENCUENTRO 1

Bienvenidos al Curso Básico de Excel

Facilitador: José Alberto Bedoya

E-mail: jbedoya3882@hotmail.com

Cel: 3113839673

ENCUENTRO N° 1.

Ventana de trabajo

El entorno de trabajo

La ventana de trabajo de Excel presenta en la parte superior las fichas de opciones, que nos dan acceso a cada una de las cintas de opciones, donde se organizan comandos relacionados para que sean más fáciles de localizar. Los comandos aparecen como controles en la cinta. Los controles se organizan en grupos a lo largo de una franja horizontal en el borde superior de la ventana de una aplicación.

A partir de la versión 2007 se puede acceder mediante la cinta a la mayoría de las características a las que se accedía mediante menús y barras de herramientas en versiones anteriores de Microsoft Office.

Existen unas fichas de opciones especiales denominadas 'Herramientas de ...' que sólo se muestran al final de todas las fichas actuales en función del objeto con el que se esté trabajando, de esta manera, por ejemplo cuando tengamos seleccionada una imagen, gráfica o tabla dinámica, se nos mostrarán coloreadas con las opciones de diseño, presentación o formato del objeto que tengamos seleccionado.

Libro, Hoja, Celda

Archivos de Excel

Todo el trabajo que se realiza en Excel se guarda en un archivo, el cual también es conocido como libro y aquí es donde viene el concepto más importante: Cada libro de Excel está formado por hojas y cada hoja a su vez está dividida en múltiples celdas.

Libro de Excel

En la parte superior de la ventana de Excel puedes observar que de manera predeterminada se nombra a un nuevo archivo como Libro1. Ese nombre lo podrás cambiar después, pero debes recordar que un archivo de Excel también es conocido como un libro.

Hojas de un libro

Ahora observa la parte inferior izquierda de la ventana de Excel y notarás unas pestañas con los nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Esto quiere decir que este libro tiene tres hojas. Después aprenderemos a eliminar alguna de ellas o agregar más hojas, solo recuerda que un libro puede estar formado por una o más hojas.

Celdas de una hoja

Finalmente observa que la parte central de la pantalla es una cuadrícula que forma pequeños recuadros. Cada uno de estos recuadros es conocido como celda.

Para moverte entre dichas celdas puedes utilizar las flechas del teclado ya sea para moverte hacia arriba o para moverte hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda. Así que no olvides este concepto básico de Excel: Un libro está formado por hojas y cada hoja está dividida en celdas.

Operaciones sobre las hojas

Crear hojas

Para añadir hojas al libro, pulsaremos el botón de añadir hoja situado al final de las etiquetas de las hojas del libro que tenemos en pantalla.

Aunque también podremos crear hojas, pulsando con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de una hoja y seleccionando la orden Insertar….

Renombrar Hojas

Cuando añadimos nuevas hojas a nuestro libro, Excel les va asignado nombres de forma automática que consisten en el prefijo Hoja seguido de un contador que se incrementa por cada nueva hoja. Hoja1, Hoja2, Hoja3, Hoja4, …..

Estos nombres no son los más apropiados para identificar la información que contienen nuestras hojas, por lo que se recomienda renombrarlas para recordar mejor el qué? contienen..

Para renombrar las hojas, bastará con ejecutar un doble clic sobre la etiqueta de la hoja, escribir el nuevo nombre y pulsar Intro.

Eliminar Hojas

Cuando el contenido de la hoja ya no nos resulta útil, lo más lógico es eliminarla de nuestro libro de trabajo.

Para eliminar una hoja, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja que deseemos eliminar y seleccionaremos la orden eliminar.

Excel mostrará un mensaje de confirmación al que responderemos ‘Eliminar para que desaparezca la hoja y todo su contenido.

¡OJO!. Esta operación no se puede deshacer, a menos que salgamos del libro sin guardar los cambios que hayamos estado realizando.

Duplicar Hojas

Cuando deseemos repetir todo el contenido de una hoja en otra, tendremos la opción de seleccionar todos los datos (puede ser que se nos olviden marcar datos que no se mostraban en la pantalla en ese momento) ejecutar la orden Copiar, situarnos en la otra hoja y ejecutar la orden Pegar. Este método para duplicar datos es el estándar para todos los programas de Windows, pero Excel nos ofrece una orden exclusiva para realizar esta tarea de una forma más sencilla y que además ofrece la posibilidad de duplicar la hoja en un libro distinto del actual.

Pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja, seleccionaremos la orden ‘Mover o copiar …’. Se abrirá una ventana donde se muestran todas las hojas que componen nuestro libro. Seleccionaremos el nombre de la hoja delante de la que deseemos duplicar la que hemos seleccionado.

También podemos marcar la línea ‘(mover al final) si queremos que el duplicado se situé al final de todas las hojas. Marcamos la casilla de verificación ‘Crear una copia’ que se ve en la parte inferior del cuadro y pulsamos el botón Aceptar.

Ya tenemos un duplicado completo de la hoja actual delante de la hoja que le hayamos indicado. Sólo faltará cambiarle el nombre de la nueva hoja.

Nota: Si deseamos realizar este proceso de una forma mucho más rápida, bastará con que arrastremos la etiqueta de la hoja mientras mantenemos pulsada la tecla Ctrl. Al soltar el botón del ratón Excel nos creará un duplicado de la hoja.

Mover Hojas

Cuando necesitemos reorganizar las posiciones de nuestras hojas dentro del libro, mantendremos pulsada la etiqueta de la hoja, mientras la arrastramos y la soltaremos para indicar la nueva posición.

También podremos seguir los pasos comentados en el apartado anterior de copiar hojas con la diferencia que para mover, la casilla de verificación ‘Crear una copia’ tendrá que estar desactivada.

Ocultar Hojas

Si en algún momento deseamos ocultar alguna hoja de nuestro libro para que no se visualice junto al resto de las hojas, pulsaremos sobre la etiqueta con el botón derecho y seleccionaremos la orden ‘Ocultar’.  La hoja se ocultará, pero podré seguir utilizando sus datos en los cálculos del resto de las hojas visibles del libro.

¡OJO!. Como mínimo siempre tiene que haber una hoja visible en el libro. No nos permiten y es lógico tener todas las hojas del libro ocultas (sino donde vamos a escribir).

Mostrar Hojas

Para revertir el proceso de ocultar hojas, pulsaremos sobre la etiqueta de cualquier hoja con el botón derecho y recurriremos a la orden ‘ Mostrar..’ que se encuentra debajo de la orden Ocultar.

Se nos mostrará un listado de las hojas ocultas para el libro actual, marcaremos la hoja que deseamos mostrar y Aceptamos los datos. Este paso lo tendremos que repetir para cada hoja que deseemos mostrar.

Colorear Hojas

Otra forma de identificar las hojas a parte de su nombre es por medio de los colores, lo que nos permite resaltarlas con respecto al resto, también nos puede servir para crear identificaciones por grupo dependiendo del contenido.

Por ejemplo si tenemos 8 hojas en nuestro libro, 2 de las cuales hacen referencia a pagos y 4 hacen referencia a cobros, les podríamos asignar a las 2 de pagos el mismo color y a las 4 de cobros otro color. De esta manera aunque cada una por separado tenga un nombre distinto con los colores habremos conseguidos crear grupos de identificación.

Celdas de la Hoja

Unidad básica de almacenamiento

Las celdas son la unidad básica de almacenamiento dentro de un libro. Dentro de las celdas iremos introduciendo los datos con los que componemos nuestro trabajo como textos, números, fechas y fórmulas.

Las columnas  o divisiones verticales en las hojas de cálculo se determinan con letras empezando por la A, sigue la B, C, D,... hasta XFD.

Las filas o divisiones horizontales en las hojas de cálculo se determinan con números empezando por el 1, sigue el 2, 3, 4,... hasta 1.048.576

La cantidad de celdas que componen una hoja es realmente abrumadora siendo un total de 17.179.869.184 celdas por hoja. Como podréis comprobar un número lo suficientemente grande como para poder hacer frente a cualquier situación de recopilación de datos y cálculos que se nos ocurra.

Las celdas son la intersección entre una columna y una fila de la hoja de la cual reciben su referencia como puede ser A1, B5, AN200, etc.

Así la primera celda, que se sitúa en la columna A y en la fila 1 se la denomina A1.

Se dirá que la celda esta activa cuando tenemos el cursor del ratón posicionado en ella, esto significa que la celda está enmarcada por los cuatro lados con un borde.

Cuando una celda esta activa los datos que introduces se sitúan en dicha celda.

PRÁCTICA 1. PLANTILLAS

1. Busque la plantilla "calendario"

2. Dele un nombre al libro, guardándolo en su carpeta personal, llámelo "calendario semestre 2 de 2019"

3. Elabore al calendario con las fechas más importantes de este segundo semestre de 2019.

a. Clases de Excel
b. Cumpleaños de los compañeros
c. Pago de la prima
d. Cumpleaños del Supermercado
e. Días de promociones o eventos especiales en el supermercado.

4. Elija otra plantilla que le pueda servir para el desempeño de las funciones propias de su cargo.

5. Dele un nombre al libro, guardándolo en su carpeta personal

6. Explore la plantilla e introduzca información pertinente

PRÁCTICA 2. HOJAS

1. Abra un libro nuevo, guárdelo con el nombre "práctica 2"

2. Agregue hojas hasta tener 7, nombre cada una con las siguientes ciudades:

Pereira, Cali, Bogotá, Tunja, Barranquilla, Cartago, Cartagena

3. Ordénelas según la población de las ciudades

4. Elimine la hoja de la ciudad con menor población

5. Etiquete con colores de más fuertes a más suaves según el tamaño de la población.

6. Copie todas las hojas a un nuevo libro que se llame "practica 2A"

7. En el libro "práctica 2A", cambie de nombre Bogotá por Distrito Capital y Pereira por Perla del Otún.
8. Copie en otro libro que se llame "practica 2B" las hojas de las ciudades ubicadas en la región de la Costa Atlántica, y en otra hoja llamada "práctica 2C" las ciudades del interior.
9. Regrese a el libro "práctica 2" y oculte la hoja llamada Pereira y la hoja llamada Tunja
10. Muestre de nuevo la hoja llamada Tunja.
11. Proteja la hoja llamada Bogotá
12. Desproteja la hoja llamada Bogotá